Khai báo eManifest là một bước quan trọng trong quá trình nhập khẩu hàng hóa vào Canada, giúp đảm bảo rằng tất cả thông tin về lô hàng được khai báo chính xác trước khi hàng hóa nhập cảnh vào quốc gia này. Tuy nhiên, quá trình này có thể khá phức tạp và nếu không chú ý đến chi tiết, các sai sót có thể xảy ra, dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng như bị phạt, trì hoãn lô hàng hoặc thậm chí là không được phép nhập khẩu. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách để tránh sai sót khi khai báo eManifest tại Canada.

1. Hiểu rõ về eManifest và quy trình khai báo

Trước khi đi vào chi tiết cách tránh sai sót, điều quan trọng là bạn cần hiểu rõ về eManifest và quy trình khai báo tại Canada.

eManifest là hệ thống khai báo điện tử được yêu cầu bởi Cơ quan Dịch vụ Biên giới Canada (CBSA) đối với các nhà xuất nhập khẩu và các vận chuyển hàng hóa vào Canada. Hệ thống này giúp CBSA thu thập dữ liệu về các lô hàng trước khi chúng nhập cảnh vào Canada, nhằm mục đích kiểm tra an ninh và bảo vệ biên giới quốc gia.

Các thông tin phải được khai báo bao gồm:

• Thông tin về người gửi và người nhận
  
• Thông tin về phương tiện vận chuyển (tàu, xe tải, máy bay, v.v.)
  
• Chi tiết về lô hàng, bao gồm số lượng, loại hàng hóa và các mã HS (Harmonized System)
  
• Thông tin về bảo hiểm và các giấy tờ liên quan khác
  

Lỗi trong quá trình khai báo có thể dẫn đến việc bị xử phạt hoặc thậm chí là từ chối nhập khẩu, vì vậy việc đảm bảo tính chính xác là vô cùng quan trọng.

>>> Xem thêm: Các Trường Hợp Khẩn Cấp Và Cách ENS Xử Lý Nhanh Chóng

2. Kiểm tra kỹ thông tin trước khi khai báo

Một trong những nguyên nhân phổ biến gây sai sót trong khai báo eManifest là việc nhập sai thông tin hoặc thiếu sót dữ liệu quan trọng. Để tránh điều này, bạn cần kiểm tra kỹ tất cả thông tin trước khi gửi eManifest.

• Thông tin về người gửi và người nhận: Đảm bảo rằng tất cả tên, địa chỉ và thông tin liên hệ của cả người gửi và người nhận đều chính xác. Thông tin này sẽ được đối chiếu với các giấy tờ liên quan khi hàng hóa đến cửa khẩu.
• Chi tiết hàng hóa: Hãy chắc chắn rằng mô tả về loại hàng hóa, số lượng, trọng lượng và các mã HS (Harmonized System) của hàng hóa đều chính xác. Một sai sót nhỏ trong mã HS có thể dẫn đến việc lô hàng không được chấp nhận hoặc bị trì hoãn.
• Thông tin phương tiện vận chuyển: Mỗi phương tiện vận chuyển đều có mã số riêng, vì vậy việc cung cấp đúng số hiệu tàu, xe tải hoặc máy bay là điều cần thiết để tránh bị từ chối hoặc phạt.

3. Sử dụng phần mềm hỗ trợ khai báo eManifest

Một trong những cách hiệu quả nhất để giảm thiểu sai sót trong quá trình khai báo eManifest là sử dụng phần mềm hỗ trợ khai báo eManifest chính thức. Các phần mềm này có thể giúp bạn nhập dữ liệu chính xác và kiểm tra các trường hợp sai sót ngay từ đầu.

Phần mềm hỗ trợ khai báo eManifest không chỉ giúp bạn nhập thông tin nhanh chóng mà còn có thể phát hiện và cảnh báo về những lỗi phổ biến, chẳng hạn như thiếu sót mã số hàng hóa hoặc nhập sai thông tin phương tiện vận chuyển. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro và tăng độ chính xác của hồ sơ khai báo.

4. Lưu ý về thời gian khai báo

Một yếu tố quan trọng khác khi khai báo eManifest là thời gian. CBSA yêu cầu eManifest phải được khai báo ít nhất 24 giờ trước khi hàng hóa được vận chuyển vào Canada. Việc khai báo đúng thời gian không chỉ giúp bạn tuân thủ quy định mà còn tạo ra sự minh bạch trong quá trình thông quan.

Nếu bạn khai báo muộn, có thể lô hàng sẽ bị trì hoãn hoặc bị phạt. Để tránh trường hợp này, hãy luôn lên kế hoạch khai báo trước ít nhất 24 giờ và theo dõi các thay đổi về quy định thời gian từ CBSA.

>>> Xem thêm: Giải pháp bảo mật dữ liệu logistics với SMS Live

5. Giữ liên lạc với nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển

Nếu bạn không trực tiếp quản lý quá trình vận chuyển, hãy giữ liên lạc thường xuyên với các nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển của bạn để đảm bảo rằng mọi thông tin liên quan đến lô hàng và phương tiện vận chuyển đều được cập nhật đầy đủ và chính xác. Việc này sẽ giúp bạn tránh được những sai sót do thiếu thông tin hoặc sự hiểu lầm trong quá trình phối hợp giữa các bên.

6. Đảm bảo tất cả các giấy tờ liên quan được chuẩn bị đầy đủ

Trong một số trường hợp, CBSA yêu cầu bạn cung cấp thêm các tài liệu hỗ trợ để xác minh thông tin khai báo. Các giấy tờ này có thể bao gồm:

• Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa
• Bảng kê chi tiết về hàng hóa
• Giấy phép nhập khẩu (nếu cần)

Đảm bảo rằng tất cả các giấy tờ liên quan đều được chuẩn bị đầy đủ và chính xác. Nếu có bất kỳ thiếu sót nào, có thể làm chậm quá trình thông quan hoặc gây ra những sai sót không cần thiết.

7. Đào tạo nhân viên và tạo quy trình kiểm tra nội bộ

Để đảm bảo rằng quá trình khai báo eManifest diễn ra suôn sẻ, bạn cần đào tạo nhân viên của mình về quy trình khai báo và các quy định của CBSA. Việc này giúp mọi người nắm rõ yêu cầu và tránh sai sót trong việc khai báo thông tin.

Ngoài ra, bạn nên thiết lập một quy trình kiểm tra nội bộ để đảm bảo rằng mọi thông tin khai báo đều được xem xét và kiểm tra kỹ lưỡng trước khi gửi. Quy trình kiểm tra này có thể bao gồm việc kiểm tra lại các thông tin quan trọng như số lượng hàng hóa, mã HS, phương tiện vận chuyển và các giấy tờ hỗ trợ.

>>> Xem thêm: Tăng tốc quy trình khai báo hải quan với cách xử lý CDS hiệu quả

8. Theo dõi và cập nhật eManifest sau khi gửi

Sau khi khai báo eManifest, bạn cần theo dõi tiến trình xử lý và nhận phản hồi từ CBSA. Trong một số trường hợp, CBSA có thể yêu cầu bổ sung thông tin hoặc cung cấp tài liệu bổ sung. Nếu có yêu cầu sửa đổi hoặc cập nhật, bạn cần nhanh chóng thực hiện để tránh làm trì hoãn quá trình thông quan.

9. Xử lý sai sót khi có lỗi phát sinh

Mặc dù bạn đã thực hiện mọi bước để tránh sai sót, nhưng trong một số trường hợp, vẫn có thể xảy ra lỗi trong quá trình khai báo. Nếu phát hiện sai sót, hãy nhanh chóng sửa chữa và thông báo cho CBSA. Việc sửa chữa sai sót kịp thời sẽ giúp giảm thiểu rủi ro và tránh được những hậu quả nghiêm trọng.

Kết luận

Khai báo eManifest là một phần không thể thiếu trong quá trình nhập khẩu hàng hóa vào Canada. Để tránh sai sót và đảm bảo quy trình khai báo diễn ra suôn sẻ, bạn cần hiểu rõ các yêu cầu của CBSA, kiểm tra kỹ thông tin trước khi khai báo, sử dụng phần mềm hỗ trợ và giữ liên lạc thường xuyên với các bên liên quan. Với sự chuẩn bị kỹ lưỡng và tuân thủ đúng quy trình, bạn sẽ giảm thiểu tối đa rủi ro sai sót và đảm bảo lô hàng của mình được thông quan một cách nhanh chóng và thuận lợi.